Итак, сегодня проверила следующее:
Вопрос: Заявления от жителей необходимо всегда регистрировать с присвоением входящего номера в одной книге. И это должны делать как секретарь УК, так и секретари ОКС и диспетчерской. все
Ответ: Да, будет именно так, даст распоряжение, будут регистрировать с присвоением входящего номера при приемке в ОКС и диспетчерской.
Было сообщено, что это уже работает, база общая.
Сегодня проверила на живом примере. Принесла в ОКС зарегистрировать два писма -одно Пучкову А.В., второе Малкину И.Е. Секретарь УК была на обеде. Секретарь ОКС зарегистрировала "свое" письмо, а для УК регистрировать отказалась. Ничего, говорит, не знаю про такое распоряжение, у нас один файл регистрации, но разные входящие номера, я не знаю какой входящий у УК. И вообще, говорит, нам не платят за работу секретаря УК, зачем я буду выполнять работу, за которую мне не платят. Пусть секретарь УК работает тоже до восьми вечера и регистрирует ваши заявления.
Опять складывают на клавиатуру Марии, и опять нет гарантии, что письмо будет зарегистрировано (были случаи уже).
На мой вопрос в чем сложность, если файл единый, просто присвоить входящий с префиксом УК (или какое там правило формирования номера) был дан ответ - а мы не знаем какой должен быть номер, т.к. бумаги не сразу регистрируются в УК, могут накапливаться, вдруг мы присвоим номер, а он будет более ранний, чем у бумаг, которые еще не зарегистрированы. В общем, бардак полный.
Я-то дождалась в итоге Марию с обеда аж в 14:17 и получила входящий.
Так что поднимите этот вопрос завтра на встрече еще раз, пожалуйста.