Давайте попробуем разобрать по ситуациям.
Ситуация 1: в квартире всё почти хорошо, не хватает, скажем, водосчётчиков и несильно повреждено одно стекло, т. е. в принципе, жить можно. В акт вписываете дефекты, договариваетесь о сроках устранения, пишете, что иных претензий нет, и квартира считается принятой «с замечаниями». Далее вы добиваетесь от застройщика устранения замечаний в оговоренный срок.
Ситуация 2: в квартире нет стёкол в окнах, и в крыше дыра 2×2 м, но застройщик, тем не менее, пригласил вас на приёмку. Говорите, что в квартире жить нельзя, с такими недоделками квартиру не примете, и акт подписывать не будете. Делаете фотки, и спокойно идёте до ближайшего компьютера с принтером. После этого пишете застройщику письмо, где излагаете, что вас пригласили на приёмку, вы побывали на приёмке, но обнаружили то-то и то-то, что не соответствует тому-то и тому-то, в связи с чем настоятельно просите 1) устранить дефекты 2) сообщить дату повторной приёмки. Далее вручаете письмо через секретаря с отметкой на втором экземпляре или направляете почтой с уведомлением о вручении.
Сложность выбора между двумя вариантами в том, что есть много пограничных ситуаций, когда дефекты вроде бы несерьёзные, но их настолько много, что устранение выливается в приличную сумму. Или вы считаете дефекты серьёзными, а застройщик — незначительными. В этом случае нужна помощь специалиста по строительству и, возможно, юриста.